Întrebări frecvente (FAQ)

Întrebarea dv.:

1. Cum se trimit şi se primesc faxurile

Unde şi când pot să primesc şi să trimit fax cu Popfax.com?

  • Poţi să primeşti şi să trimiţi faxuri în orice moment, serviciul nostru este disponibil 24/24.
  • Poţi trimite fax din orice ţară, trebuie doar să accesezi contul tău Popfax.com prin intermediul unei conexiuni Internet.
  • Serviciul Popfax.com nu necesită instalarea vreunui soft, el funcţionează pe toată durata abonamentului şi cu toate sistemele de operare.

Ce fel de număr de fax primesc?

  • Noi îţi punem la dispoziţie un număr local pentru primirea faxurilor. Nu există nici o diferenţă între numărul de fax atribuit de către Popfax.com şi numărul de telefon la care este conectat un aparat clasic de fax.
  • Acest număr este personal, îl poţi păstra permanent, prelungind perioada de abonare.

Cum să procedez dacă am deja un număr de fax?

  • Dacă ai deja un număr de fax, poţi să-l transferi spre numărul tău Popfax.com. Vei continua să primeşti faxuri pe care le vei administra prin intermediul contului tău Popfax.com.
  • Popfax.com nu oferă serviciul de transfer, acesta din urmă trebuie să-l ceri companiei tale de telefonie.

Cum primesc şi cum îmi consult faxurile?

  • De îndată ce primeşti un fax nou, acesta e accesibil online în cutia «Cutia Popfax : Primite». Îl poţi vizualiza, imprima, descărca, redirecţiona spre o adresă e-mail sau arhiva într-un dosar din contul tău (dacă ai activat opţiunea de stocaj).
  • Dacă în parametrii tăi configurezi opţiunea de redirecţionare spre o adresă e-mail, noi îţi trimitem o copie a faxului primit, sub forma unui ataşament. Totuşi, poţi consulta acest fax în orice moment, accesând Popfax.com.

Sunt informat atunci când primesc un fax nou?

  • De îndată ce primeşti un fax nou îţi trimitem un e-mail de alertă.
  • Dacă activezi opţiunea corespunzătoare în parametrii tăi, poţi fi alertat prin SMS. Costul SMS-ului trimis este debitat din contul tău preplătit.

Pot primi faxuri din străinătate?

  • Da, numărul atribuit de Popfax.com nu are restricţii de utilizare. Vezi Regulile Internaţionale de Numerotare pentru a afla cum să compui numărul tău de fax din străinătate.

Cum să trimit un fax nou?

  • Poţi trimite fax din contul tău Popfax.com online. Pentru aceasta trebuie doar să indici numărul de fax al destinatarului şi să selectezi din computerul tău documentul pe care vrei să-l trimiţi. Înainte de a trimite fax verifică conţinutul şi prezentarea documentului. Trimite-l.

Pot să trimit faxuri la un grup de destinatari din Agenda mea ?

  • Da, puteți să alegeți maxim 10 contacte dintr-un grup din Agendă și să le trimiteți faxuri sau SMS-uri. Această funcționalitate este inclusă în Pachetul de Opțiuni.

Cum inserez coperta de fax în faxul meu ?

  • Bifați “Inserează copertă fax” de pe pagina “Trimite fax” și scrieți conținutul copertei fax în căsuța text afișată. În cazul utilizării opțiunii “Mail to Fax”, adaugați conținutul copertei fax în corpul email-ului. (Vizionați un demo pe pagina “Mail to Fax” din contul personal).

Cum voi afla dacă faxul meu a fost primit?

  • După fiecare trimitere primeşti o notificare.
  • În orice moment poţi vedea statutul şi o copie a faxului trimis în cutia «Trimise» din contul tău Popfax.com.
  • Un jurnal al trimiterilor este disponibil în rubrica «Istoric» din contul tău.

Pot trimite faxuri în străinătate?

  • Da, cu Popfax poţi trimite fax oriunde în lume la preţuri scăzute. Pentru detalii privind numerotarea vezi Regulile Internaţionale de Numerotare.

2. Abonarea la servicii

Cum accesez serviciile Popfax.com?

  • Pentru a folosi serviciile Popfax.com trebuie să te abonezi. Abonamentul îţi dă dreptul la activarea unui cont şi la folosirea unui număr de fax personal.
  • Poţi primi şi trimite fax pe toată durata abonării. Primirea este gratuită şi nelimitată, iar pentru trimiterea faxurilor trebuie să-ţi încarci contul preplătit.

Pot primi faxuri imediat după efectuarea plăţii?

  • Da. Imediat după ce banca ne confirmă plata ta, contul tău este activat; îţi poţi consulta parametrii personali şi îţi poţi afla numărul pe care vei primi faxurile.

Care sunt mijloacele posibile de plată ?

  • Poţi plăti online folosind cartea de credit, acest tip de plată fiind foarte sigur. Informaţiile despre cartea ta de credit sunt transmise direct partenerului nostru financiar, noi nu avem acces la ele. Mai poţi plăti prin virament sau folosind contul tău Paypal.
  • Poţi cumpăra servicii prin intermediul reţelei noastre de distribuţie, în acest caz vei intra în posesia unui Popcod, care îţi va permite să creditezi contul Popfax.com cu serviciile pe care le-ai cumpărat.
  • Automatic renewal of subscription at anniversary date

Cum folosesc «Popcodul»?

  • Cu ajutorul unui Popcod poţi să-ţi iei un nou abonament sau, dacă eşti deja client Popfax.com, îţi poţi extinde serviciile.
  • Dacă încă nu ai un cont, fă click pe «Introdu Popcod» de pe pagina noastră şi abonează-te introducînd Popcodul. Contul tău se va aproviziona automat cu serviciile aferente codului tău.
  • Dacă deja ai un cont, fă click pe link-ul de extindere a serviciilor pe pagina «Administrare cont». Când te afli pe pagina «Extindere Servicii» alege serviciile care te interesează şi introdu Popcodul în spaţiul corespunzător înaite de a valida comanda.

Cum folosesc «Promocodul»?

  • Codul tău promoţional îţi oferă reduceri la serviciile Popfax.com pe care le achiziţionezi online.
  • Dacă dispui deja de un cod promoţional sau "Promocod", intră pe pagina de abonare, alege elementele comenzii tale, introdu codul în spaţiul corespunzător înaite de a valida comanda.
  • Dacă ai deja un cont, fă click pe link-ul de extindere a serviciilor de pe pagina «Administrare Cont». Când te afli pe pagina «Extindere Servicii», selectează serviciile dorite şi introdu «Promocodul» în spaţiul corespunzător.

Ce este opţiunea de stocaj?

  • Toate documentele primite sau trimise se vor păstra pe serverele noastre timp de 30 de zile. Le poţi şterge în orice moment. Îţi punem la dispoziţie un spaţiu de 20 MB per client, iar când se ajunge la acest prag, ştergerem automat faxurile, în ordinea primirii lor (mai întâi cele mai vechi).
  • Dacă intenţionezi să le păstrezi, poţi achiziţiona un spaţiu de 1GB pentru 2 €/lună (însă este valabil doar pe durata perioadei de abonare). Această opţiune permite crearea dosarelor şi arhivarea faxurilor.

3. Administrarea contului Popfax

Cum pot să-mi administrez contul?

  • De îndată ce îţi accesezi contul prin login şi parolă, selectezi rubrica «Administrare cont», aceasta îţi permite să faci schimbările dorite.

Pot avea mai multe numere de fax?

  • Da, dar trebuie să deschizi mai multe conturi cu diferite adrese e-mail de login.

Pot să primesc faxurile pe mai multe adrese e-mail?

  • Da, puteți gestiona lista de distribuție din ‘Administrarea contului’. Opțiunea este inclusă în “Pachetul de Opțiuni”.

Cum setez coperta de fax ?

  • Coperta de fax poate fi setată pe pagina ‘Administrarea contului’ din contul Popfax.com.

4. Regulile Internaţionale de Numerotare

Cum pot primi faxuri din străinătate?

  • Pentru ca cineva să-ţi trimită un fax, expeditorul trebuie să formeze codul internaţional de ieşire (de cele mai multe ori codul este 00), apoi numărul tău de fax, împreună cu codul ţării de care aparţine numărul tău de fax, conform regulilor enumerate mai jos:
    • Dacă numărul tău de fax este în Marea Britanie, pentru a forma numărul tău din străinătate trebuie înlăturat codul local «0» şi adăugat codul ţării «44» (ex.: numărul 020 12345678 devine 00 44 20 12345678);
    • Dacă numărul tău de fax este în Franţa, pentru a forma numărul tău din străinătate trebuie înlăturat codul local «0» şi adăugat codul ţării «33» (ex. numărul 01 87654321 devine 33 1 87654321);
    • Dacă numărul tău de fax este în Spania, pentru a forma numărul tău din străinătate trebuie înlăturat codul local «0» şi adăugat codul ţării «34» (ex. numărul 91 123456 devine 00 34 91 123456);
    • Dacă numărul tău de fax este în Germania, pentru a forma numărul tău din străinătate trebuie înlăturat codul local «0» şi adăugat codul ţării «49» (ex. numărul (0) 87654321 devine 00 49 87654321);
    • Dacă numărul tău de fax este în Italia, pentru a forma numărul tău din străinătate trebuie adăugat codul ţării «39» (ex. numărul 06 123456 devine 00 39 06 123456).

Cum pot trimite faxuri în străinătate?

  • Pentru a trimite faxuri în străinătate, trebuie să aplici Regulile Internaţionale de Numerotare.
  • Dacă trimiţi un fax în Marea Britanie, pentru formarea numărului local, indici «+», adaugi codul ţării «44», apoi numărul local fără «0». (ex. numărul 020 12345678 devine +44 20 12345678).
  • Dacă trimiţi un fax în Franţa, pentru a forma numărul, foloseşte semnul «+», adaugă codul ţării «33», apoi numărul local fără «0». (ex. numărul 01 12345678 devine +33 1 12345678).
  • Dacă trimiţi un fax în Germania, pentru a forma numărul, foloseşte semnul «+», adaugă codul ţării «49», apoi numărul local fără «0». (ex. numărul 06 1234567 devine + 49 61234567).
  • Dacă trimiţi un fax în Italia, pentru a forma numărul, foloseşte semnul «+», adaugă codul ţării «39», apoi numărul local (ex. numărul 06 123456 devine + 39 06 123456).

5. Formatele fişierelor suportate de modulul nostru de trimitere

Formatele fişierelor suportate de modulul nostru de trimitere sunt:

Tipul documentului Extensia
Microsoft Word DOC, DOCX
Microsoft Excel XLS, XLSX
Microsoft PowerPoint PPT, PPTX
OpenDocument Text ODT
OpenDocument Spreadsheet ODS
OpenOffice Writer SXW
OpenDocument Presentation ODP
Adobe Portable Document Format PDF
Adobe Postscript PS
Windows Bitmap BMP
Compuserve Graphics Interchange Format GIF
JPEG Joint Photography Experts Group JPG, JPEG
Tagged Image File Format (TIFF) TIF, TIFF
Encapsulated Postscript EPS
Rich Text Format RTF
Plain Text TXT

6. Fax mailing

Vreau să trimit cîteva mii de faxuri în fiecare lună

  • Companiile organizînd fax mailing-uri importante (peste 10000 de faxuri/lună) pot semna un contract specific şi pot beneficia de o interfaţă tehnică şi comercială personalizată. Contactaţi-ne explicit, menţionînd volumele de trimitere şi coordonatele, dacă e cazul. Un inginer comercial vă va contacta.

Vreau să trimit un fax mai multor destinatari

  • Opţiunea "mail to fax" permite de a trimite un fax mai multor destinatari (de la 1 la 500). "Pachetul numai pentru trimitere" include opţiunea "mail to fax".

Vreau să trimit 10 sau 20 de faxuri pe zi

  • Interfaţa pentru utilizatori permite trimiterea cu uşurinţă, unul câte unul, a faxurilor şi este destul de comodă pentru a trimite 10-20 de faxuri pe zi.

Integraţi Popfax.com în aplicaţiile dv.

7. Serviciul de mesagerie vocală

Cum activez serviciul de mesagerie vocală Popfax?

  • Serviciul de mesagerie vocală Popfax este inclus în Pachetul de Opțiouni și poate fi activat din "Administrarea contului", pagina "Mesageria vocală", apăsând butonul "Activează".

Cum funcționează serviciul de mesagerie vocală Popfax?

  • Aceast serviciu îți permite să primești mesaje vocale pe numărul Popfax şi să le asculți din contul Popfax, din ataşamentul alertei email, sau apelând numarul tău Popfax și tastând codul de acces. Cu serviciul de mesagerie vocală Popfax poți primi până la 50 de mesaje vocale cu o durată de 2 minute fiecare. Mesajele vocale sunt şterse automat din cutia Popfax după 30 de zile.

În ce limbă este meniul principal a căsuței mele vocale?

  • Limba căsuței tale vocale poate fi setată din "Administrarea contului", pagina "Mesageria vocală".

Cum pot accesa căsuța mea vocală Popfax?

  • Pentru a accesa căsuța vocală Popfax, apelează numărul tău Popfax și tastează codul de access din 4 cifre în timpul derulării mesajului de bun venit.

Cum îmi pot asculta mesajele vocale?

  • Imediat ce ai accesat căsuța ta vocală Popfax, va fi derulat ultimul mesaj vocal primit, daca este disponibil. Poți deasemenea accesa mesajele tale vocale apăsând tasta 1 după afișarea meniului principal. La sfârșitul mesajului vocal, dacă nu sunt întreprinse alte acțiuni, după 2 secunde se va derula următorul mesaj vocal.

Pot să încarc un mesaj de bun venit personalizat?

  • Da, imediat cum activați serviciul de mesagerie vocală Popfax, puteți să încărcați un mesaj personalizat înregistrat în format WAV. Durata maximă a fișierului audio va fi de 2 minute, iar durata minimă de 7 secunde.

8. Conference Call

How can I benefit from the Conference Call service?

  • The Conference Call feature is included in the Option Pack. As soon as you purchase the pack, the Conference Call management page will be available in your Popfax.com account.

How do I setup a conference call?

  • Access the Conference Call page from your Popfax.com account, and click on Add a conference. In the form displayed, fill in the corresponding fields with the required info: name of the conference (whatever you wish to call it), start time, conference duration, number of participants, call number type and conference language. You will receive a confirmation email with the date and time of your conference call, the dial-in numbers and the participant access code. You can forward this email to your conference callers.

How many participants can I have?

  • You can have between a minimum of 2 and a maximum of 30 participants in your conference call.

Is there a limit to how many conference calls I can make?

  • No, you may make an unlimited number of conference calls.

Is there a limit on the length of a conference call?

  • The minimum duration of the conference is 30 minutes, and the maximum duration 120 minutes.

Will I receive a dedicated number?

  • Yes. You will receive your dial-in phone numbers. This information is included in the confirmation email. You can choose to make a conference call reachable by any of the three following types of number: local (national) number, a freephone number or a premium rate number.

What are the costs attached to the Conference Call service?

  • In the case of a conference reachable via a local number:
    Cost to host: 1 popunit / minute / participant *
    Cost to participants: local rate

    In the case of a conference reachable via a freephone number:
    Cost to host: 2 popunits / minute / participant *
    Cost to participants: free

    In the case of a conference reachable via a premium rate number:
    Cost to host: 0 popunit / minute / participant*
    Cost to participants: premium rate (France: 0.15 EUR/min - UK: 0.10 GBP/min - Switzerland: 0.20 CHF/min))

    * There is a minimum cost of 20 popunits per hour of booking (e.g. 20 popunits minimum charge for a 30 min conference booking, 40 popunits for a 1h15 conference booking).

Do you support international conference calls?

  • Yes, we do. You can manage international conference calls as easily as national conference calls. Each of the participants may use any of our international dial-in numbers provided at registration to join the conference with the others.

9. Popfax Free Trial

Can I send a free fax with Popfax?

  • Popfax provides a fully featured free trial. If you are new to Popfax, you can register for a free trial and send a free fax to any fax number (including international numbers) and receive faxes in your online account and faxes to email with no contract, no credit card and no setup fees.

Are all Popfax functions available during the free test?

  • Yes. You are given a dedicated fax number when you subscribe to the Popfax free trial, and all features and functions are ready for you to use.

How long does the Popfax free trial last? How many pages can I send and receive for free?

  • The Popfax free trial lasts for 3 days. During this period you can send up to 4 free fax pages and receive an unlimited number of faxes for free. If you use your free fax pages before your trial expires, you can buy credits to have additional fax pages at a price of only 0.05 EUR each. Check out our low fax sending rates per countries.

What happens when the free trial is over?

  • At the end of the Popfax trial, the subscription will expire. You have the option to extend your subscription with the Send and Receive Fax plan and keep the fax number provided for the test.

10. Fax Number Portability

What is fax number portability?

  • The ability to take your existing fax number to a new fax service with a new provider is called fax number portability.

What are the benefits of porting my number to Popfax?

  • You are free to switch to Popfax without losing your existing number and without interrupting your fax communication.
  • Once ported, the fax number will remain yours as long as you remain a Popfax subscriber.
  • The high availability architecture of the Popfax service ensures, for a low price, the delivery of your incoming and outgoing faxes 24/7.
  • The reception of faxes to your number ported to Popfax is free and unlimited (for normal usage, see Terms and Conditions).

Which numbers are eligible for porting to Popfax and how much will it cost to transfer my number?

  • The Popfax portability offer is available for numbers in several countries. When the portability offer shows up during the subscription process, it means that the portability offer is present in the country where you are currently choosing a fax number. The portability process is free of charge for any Send and Receive subscription that you buy.

What are the steps involved in porting and how long will it take?

  • During subscription choose to port your fax number.
  • Authorize Popfax to port your number by filling and signing the portability request form. Usually, the portability process takes from one to two weeks.
  • During this time, you will have an active Popfax account with a temporary number which you can use immediately to send and receive faxes.

Note: It is important that you do not cancel your existing fax service before changing to Popfax. You will not be able to keep your existing fax number if you disconnect from your current service before the porting is complete. As soon as the portability process is finished, we will inform you and your temporary number will be definitively changed to the ported one.

11. Fax mobile

Can I send and receive faxes with my smartphone?

Yes! There are two easy ways:

  • Our mobile fax website m.popfax.com which is compatible with all smartphones.
  • Our mobile fax app Popcompanion for iOS, Android and BlackBerry.

Fax from iPhone, iPad, iPod and Android smartphones, with Popfax!

How do I install the fax app on my smartphone or tablet?

  • Download Popcompanion Fax App from from iTunes, Google Play or Blackberry Marketplace and install it on your device (your smartphone or tablet must have an internet connection).
  • Then create a Popfax account or sign in to your existing account.

How do I send a fax from the Popcompanion mobile fax application?

  • Scan the pages of a document one by one with your smartphone’s camera. The image processor integrated in Popcompanion adjusts the photo and converts it into a faxable black & white document. You can rotate the picture, adjust the page size, add a customizable cover page, etc.
  • Add as many scanned pages as you need. Popcompanion will interpret it as a single fax document with multiple pages.
  • Send the resulting document to your fax correspondent(s).

See the detailed video demo How to scan and fax documents using an iPhone or an Android smartphone

How do I receive faxes with my smartphone?

  • In order to be able to receive faxes, you must have subscribed to a Send & Receive Fax package with a dedicated fax number provided by Popfax or have had your fax number ported to Popfax.
  • You can find your incoming faxes in your Popfax account, which can be accessed with your smartphone either from the mobile site m.popfax.com, from the Popcompanion application, or in the email inbox linked to your Popfax account.

Can I search my faxes using the Popfax mobile app?

  • Yes! In the fax app for iOS installed on your iPhone or iPad you can search for faxes by keywords contained in the fax text using the integrated OCR search.

12. Fax Gateway Integration

What is Popfax used as a Fax Gateway?

  • Popfax is a cloud-based service which enables users to securely send and receive faxes.
  • Popfax provides a two-way fax gateway: web-to-fax <-> fax-to-web and email-to-fax <-> fax-to-email.

Can I integrate Popfax service to my backend system?

  • Yes! Popfax provides 2 free fax APIs – SOAP (HTTPS web services) and SMTP (e-mail) – for sending and receiving faxes directly from your system or application.

Which back office applications can integrate with Popfax service?

  • Since Popfax Internet Fax Service uses email API (and also a SOAP API which requires a little more IT development expertize), all the different SAP systems, CRM modules, ERP platforms and other business and e-commerce apps can be connected to Popfax, using our system as a Fax Gateway.

What fax number will be used in my integrated solution? Can I perform the fax integration with my current number?

Which functions of the Popfax service can be integrated into a third-party application?

Popfax as fax gateway can be adapted to suit every company’s specific needs:

  • Document personalization for each recipient
  • Cover pages and signatures in outbound faxes
  • Certification of content that is delivered using the "Registered fax" patented system
  • Receiving notifications upon each fax delivery
  • Resending failed faxes
  • Performing faxmailing to a few multiple users (Caution : the APIs only link to the standard fax Send and Receive services, the Faxmailing platform of Popfax that can send thousands of faxes at once is not accessible via the APIs)